Polityka Prywatności CheckMateHub

Wersja 1.1, obowiązuje od 27.07.2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z platformy CheckMateHub jest Creatives Studio Damian Pedrycz, NIP: 9592019103, REGON: 382179997, adres siedziby: ul. Tartaczna 7B/4, 25-657 Kielce, adres korespondencyjny: ul. Kapucka 25/119, 05-850 Ożarów Mazowiecki, e-mail kontaktowy w sprawach ochrony danych: kontakt@checkmatehub.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane rejestracyjne konta i klubu - imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, nazwa klubu, NIP, adres siedziby, hasło (przechowywane w formie zahaszowanej).
• Dane rozliczeniowe - informacje o wybranym planie subskrypcji, historii płatności i statusie subskrypcji. Same dane karty płatniczej nie są przechowywane przez CheckMateHub - obsługą płatności zajmuje się PayU S.A., działające jako odrębny administrator tych danych.
• Dane wprowadzane w ramach korzystania z Platformy - dane uczniów, trenerów, grup, harmonogramów, obecności i wiadomości wprowadzane przez Usługobiorcę (administratorem tych danych pozostaje Usługobiorca - klub; CheckMateHub przetwarza je jako podmiot przetwarzający na zlecenie).
• Dane techniczne - adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, zapisywane w logach serwera dla celów bezpieczeństwa i diagnostyki.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług (rejestracja konta, dostęp do funkcjonalności Platformy, obsługa płatności) - art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych i księgowych związanych z ewidencjonowaniem sprzedaży - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), obejmujący: obsługę zgłoszeń i reklamacji, dochodzenie i obronę przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa Platformy oraz analizę i rozwój usług.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) - w przypadkach, w których jest ona odrębnie zbierana, np. przy zapisywaniu się na newsletter lub w przypadku dodatkowej komunikacji marketingowej.

4. Okres przechowywania danych

Dane konta przechowywane są przez czas trwania umowy oraz przez okres 30 dni po jej zakończeniu, w którym Usługobiorca może zażądać eksportu danych (zgodnie z Regulaminem), a następnie są usuwane, chyba że dłuższy okres przechowywania wynika z przepisów prawa. Dane dotyczące transakcji sprzedaży (w tym dane w zbiorczej ewidencji sprzedaży oraz na fakturach) przechowywane są przez okres wymagany przepisami podatkowymi, tj. co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

• PayU S.A. (ul. Grunwaldzka 182, 60-166 Poznań) - operator płatności elektronicznych, działający jako odrębny administrator danych niezbędnych do realizacji płatności.
• Resend - dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail (powiadomienia transakcyjne, rachunki, resety haseł), działający jako podmiot przetwarzający. Dostawca ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (USA) - przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w tym standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
• Dostawca hostingu serwerów, na których działa Platforma - podmiot przetwarzający dane na zlecenie Administratora, na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
• Podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. organy podatkowe), na ich żądanie.

6. Przekazywanie danych poza EOG

W zakresie, w jakim korzystamy z usług dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (np. dostawca poczty transakcyjnej), przekazanie danych odbywa się wyłącznie do podmiotów zapewniających odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone decyzją Komisji Europejskiej lub inny właściwy mechanizm przewidziany w RODO.

7. Pliki cookies

Platforma wykorzystuje dwie kategorie plików cookies:

• Niezbędne - konieczne do prawidłowego działania Platformy, zawsze aktywne (cookies niezbędne w rozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne, nie wymagają zgody):
  • token - przechowuje token uwierzytelniający sesję zalogowanego użytkownika.
  • subdomain - przechowuje subdomenę klubu, do którego przypisany jest użytkownik, w celu prawidłowego przekierowania po zalogowaniu.
• Analityczne - pomagają zrozumieć sposób korzystania z Platformy w celu jej ulepszania. Domyślnie wyłączone i aktywowane wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody.

Przy pierwszej wizycie na Platformie wyświetlany jest baner umożliwiający zaakceptowanie wszystkich cookies, akceptację wyłącznie niezbędnych lub indywidualne zarządzanie zgodami. Ustawienia można zmienić w dowolnym momencie, korzystając z linku „Ustawienia plików cookie” w stopce strony.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora. W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przysługuje prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres e-mail: kontakt@checkmatehub.pl.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa adekwatne do zidentyfikowanego ryzyka, w tym szyfrowanie haseł, ograniczony dostęp do danych oraz zabezpieczenia infrastruktury serwerowej, w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

11. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja dokumentu publikowana jest pod adresem checkmatehub.pl/polityka-prywatnosci.